+ Evenement plaatsen

Posters ontwerpen

Dit artikel is bedoeld als een praktische handleiding voor het promoten van kleine tot middelgrote evenementen in Nederland voor organisatoren met een beperkt marketingbudget.

De tips die worden gegeven zijn absoluut geen regels die strikt moeten worden gevolgd, en dienen vooral om organisatoren na te laten denken over dingen waar ze nog niet eerder aan hebben gedacht. We moedigen organisatoren dan ook aan vooral ook zelf creatief te zijn met hun promotiemateriaal.


Wanneer beginnen met promoten?

Zodra je zelf vrij zeker waar en wanneer het evenement zal worden gehouden kan de online promotie beginnen, zet de informatie, eventueel onder voorbehoud op je website en meld het evenement aan bij evenementenkalenders en regionale websites.

Wanneer er nog meer mensen zijn die helpen met het organiseren zorg dan dat je ruim op tijd met de promotie begint. Iedereen zal zijn zegje willen doen over details bijvoorbeeld het grafisch ontwerp waardoor het hele proces onnodig lang kan duren, pas daar voor op.

Een persbericht maken

Wanneer je vrij zeker bent dat het evenement door kan gaan en weet wat er op het programma staat is het tijd om een persbericht te schrijven.

Wat er precies in een persbericht moet komen te staan kun je op verschillende plaatsen op internet vinden.

Stuur het persbericht naar de krant, regionale televisiezenders, huis-aan-huisbladen, nieuwswebsites en online nieuwsbrieven die gelezen worden door de doelgroep van je evenement. Wees niet telergesteld dat je persbericht niet meteen de volgende dag de hoofdpagina haalt, het kan soms tot enkele weken duren voordat het bericht wordt geplaatst.

Een poster ontwerpen

Tegenwoordig worden de meeste posters op de computer ontworpen, dat kan met ieder programma waarmee het resultaat kan worden geprint. Professionele ontwerpers gebruiken vaak een programma zoals Adobe Indesign of CorelDRAW, deze programma's hebben niet alleen een professionele prijs maar vereisen ook wat professionele kennis om tot een professioneel resultaat te komen.

Beginnende ontwerpers kunnen het beste aan de slag met een programma waar ze al bekend mee zijn, meestal is dat MS Word, waarmee simpele posters wel redelijk mee te maken zijn.

Absoluut niet geschikt voor het maken van enig drukwerk is MS Paint dat standaard met Windows wordt meegeleverd.

Als je vaker posters gaat maken is het wel aan te raden om eens aan de slag te gaan met de eerder genoemde programma's.

Posters in Microsoft Word maken

Standaard staan de marges (randen) op 2,5 centimeter voor dat is goed voor brieven en andere teksten, bij posters hebben we ze niet nodig. De printer heeft maar een een heel klein randje nodig om het papier mee vast te houden bij het afdrukken, dus maak de marges zo klein mogelijk.

Zoom het beeld uit zodat de hele pagina in beeld is. Bij het maken van posters sleep je veel dingen over de pagina, als de hele pagina in beeld is hoef je niet te scrollen, wat het slepen een heel stuk makkelijker maakt.

Zet tekst in tekstvakken zodat deze makkelijk te verplaatsten is.

De lettertypes Comic Sans MS en Times New Roman worden zo vaak gebruikt dat ze overgebruikt zijn, probeer eens ander lettertype, maar zorg wel dat het duidelijk leesbaar is. Op internet zijn er ook diverse websites waar je gratis lettertypes kan downloaden.

Gebruik geen regenboogkleurige WordArt letters met een schaduw, deze zijn niet alleen overgebruikt, maar ook nog eens slecht leesbaar op papier. Ook voor de andere WordArt-stijlen geldt dat je door ze zelf aan te passen een origineler resultaat krijgt.

Gebruik duidelijk leesbare lettertypes voor de tekst, minimaal 14 punten groot maar als het kan altijd groter. Een poster lees je van een veel grotere afstand dan een andere tekst.

Informatie op de poster

Een poster moet goed leesbare, ondubbelzinnige informatie bevatten waarvan men in een oogopslag moet kunnen zien waar het over gaat.

Als organisator weet je vaak heel veel over je evenement, en de mensen in je omgeving kennen het waarschijnlijk ook wel. Veel van de mensen die de poster lezen kennen je evenement niet... Echt niet!

Probeer ook niet om expres mysterieus, ingewikkeld, sarcastisch of vaag te doen. Veel mensen zullen het niet begrijpen, en er ook niet lang over nadenken.

Wanneer de informatie op een poster niet duidelijk is ben je geld en tijd aan het verspillen.

Zet ook nooit iets op een poster alleen omdat anderen het ook zo doen, helemaal niet als die anderen grote succesvolle internationale bedrijven zijn, deze gebruiken posters vaak met een heel ander doel dan mensen op een specifieke tijd naar een specifieke plaats te lokken.

Dingen mogen best een dubbele betekenis hebben, zolang beide betekenissen kloppen.

Naam en logo van het evenement

De belangrijkste aandachtstrekker op een poster is de naam van het evenement, daaruit moet meteen blijken om wat voor iets het gaat.

Maak de naam zo groot mogelijk, zodat hij nog maar net op de poster past.

Als je een logo hebt voor het evenement zet dat er dan ook bij, een logo dient als herkenning, als je het eenmaal gebruikt moet je het vaker gebruiken.

Datum en tijd

De meeste evenementen hebben een begin- en een einddatum. Posters kunnen soms maanden ergens blijven liggen, of mensen kunnen er vanuit gaan dat een poster ergens al maanden ligt. Vermeld daarom de voledige datum helemaal met de naam van de dag, de naam van de maand en het jaartal. Een goede datum is 'zaterdag 8 juni 2007', een slecht voorbeeld is: 'za 08-06'.

Voor tijden is dezelfde duidelijkheid nodig, 'vanaf 8 uur' is niet goed genoeg 'vanaf 8 uur 's avonds' is beter. Tenzij het woord ochtend, middag, avond of nacht letterlijk in de naam van het evenement voorkomt moet het dagdeel er altijd bij worden vermeld.

Vertrouw er ook niet op dat de lezers wel Engels of een andere taal dan Nederlands kunnen. Een verrassend groot aantal mensen weet niet wanneer op welke dag, en in welk dagdeel een 'Friday Night Skate' wordt gehouden.

Plaats

Maak een duidelijke omschrijving van de plaats. Bij een omschrijving zoals 'voor de Oostkerk' of 'achter winkel x' ga je er vanuit dat men al weet waar de kerk of winkel is, maar niet iedereen weet dat, ook mensen die een GPS-navigatiesysteem gebruiken zullen het niet kunnen vinden. Vermeld dus altijd tenminste de naam van de straat, en natuurlijk de plaatsnaam. Met die informatie kan iedereen zelf de plaats opzoeken.

Omschrijving

Wanneer je poster de aandacht heeft getrokken met de titel, afbeeldingen, datum en plaats (het moet binnenkort en in de buurt zijn) kunnen ze meer details vinden in de omschrijving. Hier kun je meer achtegrondinformatie over het evenement kwijt.

Toegangsprijs

Vermeld de toegangsprijs duidelijk op de poster. Als het evenement gratis toegankelijk is, vermeld dat dan ook. Denk ook even na over andere prijzen. Bij een feest kan je bijvoorbeeld de prijs van de drankjes vermelden.

Website

Als je een website over het evenement hebt, zet het adrees van die website er dan ook op, maar zorg wel dat het adres makkelijk te onthouden is. Wanneer een adres erg lang of ingewikkeld is, zet er dan zoiets bij als "Zoek op Google naar 'jaarmarkt Middelburg'", let er wel op dat die zoekwoorden wel naar jouw website leiden.

Leeftijden

Wees heel voorzichtig met het plaatsen van minimum- en maximumleeftijden op een poster. Mensen nemen ze vaak letterlijk, ook wanneer je het als richtlijn bedoeld. Het kan je een heleboel bezoekers kosten wanneer je er iets opzet zoals 'voor jongeren van 14 t/m 18 jaar' waardoor veel 13-jarigen en 19-jarigen thuisblijven.

Tenzij het wettelijk verboden is of je van plan bent om daadwerkelijk om identificatie te gaan vragen kun je vaak beter geen leeftijden vermelden, zelfs wanneer er 'ongeveer' bij staat durven sommige mensen soms het risico al niet te nemen.

Het back-up plan

Er is altijd een kans aanwezig dat het evenement niet meer normaal door kan gaan door gewijzigede omgevingsfactoren zoals slecht weer bij een open lucht evenement.

Als de kans redelijk groot is dat het evenement gewijzigd wordt dan wordt er vaak een back-up plan (ook wel plan B genoemd) gemaakt, vermeld dat ook op de poster, anders kunnen mensen het idee krijgen dat het evenement niet doorgaat, of komen ze niet opdagen omdat ze geen zin hebben om in de regen te gaan staan.

Hoewel het weer een factor is die nog redelijk te voorspellen is moet de organisatie ook rekening houden met andere onverwachte gebeurtenissen en een plan maken hoe daar mee om te gaan, pas wanneer een redelijk grote kans is dat ook daadwerkelijk zal gebeuren hoeft het in het promotiemateriaal te worden vermeld.

Plaatjes en foto's

Een poster kan aantrekkelijker worden gemaakt met afbeeldingen. Getekende plaatjes met duidelijke vormen zijn meestal makkelijker te herkennen vanaf een afstand, foto's zijn snel te druk als er te veel op staat.

In MS Office zitten standaard 'Clip-art' afbeeldingen, de meeste zijn inmiddels al overgebruikt waardoor posters met deze standaard-plaatjes een kneuterige uitstraling hebben.

Afbeeldingen moeten genoeg DPI hebben, wanneer ze dat niet hebben zie je allemaal blokken (pixels) als je van dichtbij naar het papier kijkt. Dit is vooral vaak een probleem met kleine afbeeldingen van het internet. Als je zoekt naar foto's zoek dan alleen naar grote afbeeldingen en verklein ze in het programma waarmee je de poster maakt.

Afbeeldingen alleen in de lengte of breedte verkleinen of vergroten zorgt maakt ze ook niet mooier, als je de verhoudingen van een afbeelding wilt wijzigen kun je ze beter bijsnijden (croppen).

Het vinden van een goede afbeelding kan vaak lang duren, je hebt vaak meer succes met Engelse woorden, en behalve bij zoekmachines kun je ook kijken op speciale foto-websites of zoeken naar stock photos.

De juiste tijd om posters op te hangen?

Wanneer posters het beste kunnen worden verspreid is erg afhankelijk van het soort evenement, de beste tijd is vaak ergens tussen de 3 tot 6 weken voor de aanvang van het evenement.

Zorgt dat je ruim op tijd begint met het ontwerpen van de poster, vooral als je een evenement met meerdere personen organiseert zal iedereen zijn zegje er over willen doen en meestal zitten er bij de eerste poging nog wat foutjes in. Laat je poster dan ook altijd nakijken door iemand die altijd zeurt over taalfouten, en controleer de contactinformatie dubbel, een verkeerd emailadres of telefoonnummer kan voor heel veel gemiste bezoekers zorgen.

Plaatsen om posters op te hangen

Posters mag je in Nederland niet zomaar overal opplakken. Er zijn wel plakborden en palen waar iedereen zomaar posters op mag hangen. Ieder dorp heeft er vaak eentje, steden meerdere. Ze zijn vaak in de buurt van bushaltes en te herkennen aan de andere posters die er al ophangen.

Stap een paar winkels binenn en vraag of je de poster op mag hangen aan de deur of de etalage, kies de winkels waarvan je weet dat de doelgroep van je evenement er ook vaak komt.

Bibliotheken, sozen, scholen, verenigingsgebouwen, gymzalen, sportscholen, kapsalons, verzorgingstehuizen en wachtkamers zijn vaak ook uitstekende plaatsen om je posters op te hangen, zolang je maar toestemming vraagt.

Je kan posters ook gewoon aan de binnenkant van je eigen raam thuis plakken, maar als je raam niet meteen aan de weg staat zal je toch wel een flink formaat poster moeten hebben. Vraag vrienden, kennissen, mede-organisatoren, en trouwe bezoekers om mee te helpen naast hun huis kunnen ze ook de posters in hun auto hangen.

Plak posters achter glas vast met vier stukjes transparant plakband, voor posters die buiten hangen kun je het beste behangplaksel gebruiken.

Als de posters hangen op een plaats waar ze nat kunnen worden, of wanneer je ze met plaksel of lijm opplakt kan de inkt helemaal uitlopen als ze geprint zijn met een inktjetprinter. Afdrukken van een kopieermachine of laserprinter lopen niet uit als ze nat worden.

Wanneer je later weer eens in de buurt bent, kijk eens of je poster er nog hangt, sommige winkeliers halen posters al binnen enkele dagen weg, en op andere plaatsen worden er snel andere posters over geplakt, hang je posters dan gewoon opnieuw op.

Flyers

Wanneer je een poster hebt, maak dan ook meteen wat flyers, dat doe je het makkelijkst door gewoon je poster wat kleiner af te drukken, A6-formaat (4 op een A4) is vaak het meest geschikt. Als je ergens een poster ophangt vraag dan ook meteen of je een stapeltje flyers mag achterlaten voor mensen om mee te nemen.

Op de achterkant van de flyer kan je nog extra informatie kwijt.

Het achterlaten van flyers is niet altijd effectief, als blijkt dat niemand ze meeneemt zul je moeten overwegen om ze op een andere manier te verspreiden.

Het uitdelen van flyers is vaak effectiever dan het simpelweg neerleggen, maar kost uiteraard wel behoorlijk wat tijd.

Hoeveel posters laat ik afdrukken?

Het laten afdrukken van posters en flyers kost geld, bestel er daarom niet 100 of 500 omdat het wel mooie ronde getallen zijn, bedenk van tevoren waar je ze wilt gaan verspreiden en tel het allemaal bij elkaar op. Het is een simpele rekensom om het bij elkaar op te tellen, en kan je veel geld besparen.

Posters laten afdrukken

Na het ontwerpen van je poster is het verstandig om eerst op je eigen printer een proefdruk te maken, de kleuren zijn dan altijd iets anders dan op het scherm, ook zal je misschien foutjes zien die je op het beeldscherm nog niet had opgemerkt. Het kan ook nooit kwaad om iemand anders even je werk te laten controleren.

Tegenwoordig kan iedereen thuis posters afdrukken, maar vaak ben je dan wel erg beperkt. De meeste kleurenprinters voor thuis zijn zogenaamde inktjetprinters. De afdrukken daarvan lopen uit zodra het papier nat wordt en zijn dus niet geschikt om buiten op te hangen. Je bent ook beperkt in het papierformaat, de gemiddelde thuisprinter kan alleen op A4-formaat afdrukken.

Voor vrijwilligersorganisaties of verenigingen zijn er soms faciliteiten om bijvoorbeeld via de gemeente goedkoop drukwerk te laten maken. Behalve een lokale drukkerij kan je ook naar een goedkope internetdrukker waarbij de afdrukken per post worden opgestuurd.

Veel drukkers maken tegenwoordig overginds gebruik van grote kleurenlaserprinters voor het maken van afdrukken, deze worden dus eigenlijk niet gedrukt maar gewoon geprint. Afdrukken van een laserprinter zijn echter wel watervast.

Samenvatting

  • Begin bij de organisatie van een evenement ook meteen met de promotie, niet pas achteraf.

  • Wees duidelijk en ondubbelzinnig

  • Vermeld de naam, datum, tijd, plaats, toegangsprijs, doelgroep en contactinformatie.

  • Zorg dat posters minstens 3 weken van tevoren zijn opgehangen.

  • Hang de posters overal waar veel mensen komen, maar vraag daarvoor wel toestemming.

  • Zorg dat de inkt niet uitloopt op de poster snel loslaat.

  • Flyers neerleggen is niet altijd effectief, uitdelen kost tijd.

  • Bereken van tevoren hoeveel posters en flyers je nodig hebt.